FAQ Preguntas Frecuentes – Apostillas y Legalización de Documentos

La Apostilla de La Haya es una certificación oficial emitida por una autoridad competente del Estado o país de origen (en EE. UU., generalmente la Secretaría de Estado o el Departamento de Estado Federal). El propósito de las Apostillas es validar la autenticidad de la firma y el sello del funcionario que emitió un documento público (como un acta de nacimiento, diploma, poder notarial, o documento corporativo, entre otros).
Propósito Clave: Asegurar que su documento sea reconocido como legal y válido en cualquiera de los más de 120 países que forman parte del Convenio de La Haya de 1961.
En resumen: Si su documento de EE. UU. necesita efectos legales en el extranjero (por ejemplo: España, Colombia o Italia), la Apostilla elimina el largo proceso de legalización consular tradicional.

Debe apostillar un documento emitido en Estados Unidos (como un acta de nacimiento de Florida o un diploma universitario) si el país donde lo presentará es miembro del Convenio de La Haya de 1961.

La Apostilla es necesaria porque:

1. Validez Internacional: Sin esta certificación, un documento de EE. UU. se considera un documento “extranjero” en otro país y carece de validez legal para las autoridades locales (consulados, registros civiles, universidades, etc.).
2. Simplificación de Procesos: La Apostilla sustituye un proceso largo y complejo conocido como la “cadena de legalización”, que anteriormente requería múltiples sellos (del notario, el condado, el Estado y el consulado extranjero en EE. UU.).
3. Garantía de Autenticidad: La Apostilla de La Haya garantiza a las autoridades receptoras en el extranjero que la firma, el sello y la capacidad del funcionario que emitió o certificó el documento son auténticos, lo que permite su uso inmediato.

Si el país de destino no es miembro del Convenio de La Haya, el documento no lleva Apostilla, sino que requiere la Legalización Consular, que es un proceso diferente y más extenso.

Entre los documentos que comúnmente pueden apostillarse se encuentran: actas de nacimiento, matrimonio o defunción; diplomas, certificados académicos; poderes notariales; declaraciones juradas; antecedentes penales; documentos corporativos como actas, constituciones, registros de empresas.

Universal Legal Center ofrece los siguientes servicios, entre otros:

Obtención de copias certificadas de documentos vitales (nacimiento, matrimonio, defunción) y asistencia en trámites corporativos.

Apostillas Estatales y federales para los 50 Estados de EE. UU.

Notarización presencial y en línea (RON: Notarización Remota Online).

Traducciones certificadas de documentos para uso internacional.

Para más información, visite nuestra sección de Servicios: https://www.universallegalcenter.com/servicios/

Algunos errores frecuentes son:

Confusión entre apostilla Estatal vs. apostilla Federal.
Estos errores pueden provocar rechazos o demoras del trámite.

Notarización incorrecta o incompleta (firma, sello, juramento, fecha).

Firma del funcionario público expirada o sin comisión vigente.

Envío de copias que no cumplieron requisitos de certificación o no utilizan formato legal exigido.

La notarización remota online (RON) permite que el firmante y el notario público se conecten mediante videollamada segura, verificando la identidad del firmante y ejecutando la firma en una plataforma aprobada con validez legal en EE. UU. Este servicio es útil para personas que están en el extranjero o no pueden acudir físicamente a una oficina.

Los beneficios incluyen:

Seguimiento del proceso y uso de métodos seguros de envío de documentos.

Asesoría experta y revisión previa para evitar errores.

Ahorro de tiempo y dinero al evitar rechazos o repetir trámites.

Gestión integral a distancia (especialmente útil para quienes viven fuera de EE. UU.).

Atención personalizada bilingüe (inglés y español).

Sí. Una agencia profesional puede recibir tus documentos, revisarlos, tramitar la apostilla ante la autoridad correspondiente en EE. UU., y luego enviarte el documento apostillado al extranjero. Esto es especialmente útil para personas que residen en otro país y necesitan presentar documentos de EE. UU. legalizados.

El tiempo de procesamiento para obtener la Apostilla varía significativamente según variados factores. Universal Legal Center, gestiona el proceso completo, que generalmente tiene dos fases:

1. Tiempo de Pre-Certificación (Preparación): Si el documento no está debidamente notariado o certificado, puede tardar de 48 hrs en ser preparado correctamente antes de ser enviado al organismo emisor.
2. Tiempo de Procesamiento Estatal o Federal:
   • Servicio Estándar (Agencias Gubernamentales): Puede oscilar entre 1 y 6 semanas (o incluso más en Estados con alta demanda como California o Nueva York, Texas).
   • Servicio Acelerado (Rápido): Mediante gestores y servicios especializados como el nuestro, los tiempos pueden reducirse drásticamente dependiendo de la urgencia y el Estado.

Factores Clave que Afectan el Tiempo de Procesamiento de una Apostilla:

Errores Documentales: Si el documento tiene fallas de forma o no está correctamente notariado de origen, el proceso se detiene o retrasa hasta corregir el error.

Estado Emisor: Cada Secretaría de Estado tiene tiempos de procesamiento distintos.

Apostilla Federal vs. Estatal: Los documentos Federales (emitidos por el FBI, FDA, etc.) se procesan en Washington D.C., lo cual tiene sus propios tiempos.

Si el país donde presentas el documento requiere que esté en otro idioma (por ejemplo, español o inglés), entonces sí necesitarás una traducción certificada. Universal Legal Center ofrece este servicio como parte del trámite integral.

Si el país donde se presenta el documento no es miembro de la Convención de La Haya, será necesario una certificación Estatal y también una certificación Federal. En algunos casos como Cuba requiere el documento una legalización Consular o de Embajada.

Una apostilla Estatal es emitida por la autoridad competente de un Estado (por ejemplo, actas emitidas por Estado, notarizaciones, etc.). Una apostilla Federal es requerida para documentos emitidos por entidades Federales de EE. UU. (por ejemplo, ciertos registros del gobierno Federal). El tipo que necesitas depende del origen del documento. Universal Legal Center procesa ambos tipos.

Debe considerar lo siguiente:

• El Estado o autoridad que emitió el documento.
• Si es un documento personal, académico, corporativo o un poder notarial.
• Si el país de destino es miembro de la Convención de La Haya o no.
• Si requiere traducción certificada.
• Si necesitas el trámite urgente o estándar.

A diferencia de algunos países de Latinoamérica donde la Apostilla puede ser realizada en línea, en Estados Unidos toda documentación debe ser presentada físicamente para que el gobierno otorgue la Apostilla en forma física. Para facilitar este proceso hay agencias como Universal Legal Center que ayudan que los tramites sean más fáciles, rápido y seguros.

Es un certificado que valida la autenticidad de la firma y el sello de un funcionario público (notario) para que el documento tenga validez legal en otro país que sea miembro de la Convención de La Haya.

La apostilla se utiliza para validar documentos en países miembros de la Convención de La Haya. La notarización es la legalización de un documento que lleva una firma o certificación y su uso legal es exclusivo dentro del país donde fue oficializado.

No, la apostilla o legalización no tiene una vigencia definida, pero la entidad o el país de destino pueden solicitar una versión reciente del documento apostillado (ej. antecedentes judiciales) si así lo consideran pertinente.

No, la apostilla solo se puede otorgar en el país de origen del documento para surtir efectos legales en el exterior.

El valor de una apostilla puede variar en los diferentes Estados o si es un documento bajo jurisdicción Federal. También se debe considerar cargos de gestión y envío de acuerdo con cada caso.

No, un Consulado no puede apostillar documentos de otros países. En muchos casos ni siquiera de su propio país ya que hay instituciones publicas como el Ministerio de Relaciones Exteriores o Departamento de Estado que realizan dichas funciones.